Dans le monde complexe des achats publics, la mise en place d'une nomenclature achat efficace représente un enjeu majeur pour les organisations. Cet outil, loin d'être une simple formalité administrative, constitue un véritable levier stratégique pour optimiser les processus d'approvisionnement et garantir la conformité avec le Code de la commande publique. Une nomenclature bien structurée permet non seulement de classifier les dépenses de manière cohérente, mais aussi d'identifier les opportunités d'économies et d'améliorer la performance globale de la fonction achat.
Enjeux d'une nomenclature achat bien structurée
Une nomenclature achat judicieusement élaborée revêt une importance capitale pour plusieurs raisons. Tout d'abord, elle facilite le respect des seuils réglementaires en permettant une computation précise des montants d'achats par catégorie. Cette conformité est essentielle pour éviter les risques juridiques liés à un fractionnement illégal des marchés.
De plus, une nomenclature pertinente offre une visibilité accrue sur les dépenses de l'organisation. Elle permet d'identifier les familles d'achats stratégiques et de prioriser les actions d'optimisation. Cette cartographie des dépenses est un préalable indispensable à toute démarche d'amélioration de la performance achat.
Enfin, une nomenclature bien pensée facilite la mise en place d'indicateurs de performance (KPI) adaptés à chaque famille d'achat. Ces KPI permettent un pilotage fin de la fonction achat et contribuent à l'amélioration continue des processus d'approvisionnement.
Pour tirer pleinement parti de ces avantages, il est crucial d'établir une nomenclature achat selon une méthodologie rigoureuse. Cette démarche nécessite une approche structurée et la participation active de toutes les parties prenantes de l'organisation.
Étapes clés pour construire votre nomenclature achat
La construction d'une nomenclature achat efficace s'articule autour de plusieurs étapes essentielles. Voici un guide détaillé pour mener à bien ce processus crucial :
1. analyse des dépenses existantes
La première étape consiste à réaliser un audit complet des dépenses de l'organisation. Cette analyse doit prendre en compte l'historique des achats sur une période significative, généralement les trois dernières années. L'objectif est d'identifier les grandes catégories de dépenses et de comprendre la structure des achats de l'entité.
2. définition des familles d'achat
Sur la base de l'analyse des dépenses, il convient de définir les familles d'achat principales. Ces familles doivent regrouper des biens ou services homogènes en termes de nature et de marché fournisseurs. La granularité de ces familles doit être suffisamment fine pour permettre une gestion précise, tout en restant gérables en termes de nombre.
3. élaboration de la structure hiérarchique
La nomenclature doit s'organiser selon une structure hiérarchique claire. Généralement, on distingue trois à quatre niveaux :
- Domaine d'achat (niveau 1)
- Famille d'achat (niveau 2)
- Sous-famille d'achat (niveau 3)
- Article ou prestation (niveau 4, optionnel)
Cette hiérarchisation permet une navigation aisée dans la nomenclature et facilite l'agrégation des données à différents niveaux.
4. codification des segments
Chaque segment de la nomenclature doit être associé à un code unique . Ce système de codification doit être logique et permettre une identification rapide de la position hiérarchique de chaque élément. Par exemple, un code à 8 chiffres pourrait être structuré comme suit : XX (domaine) - XX (famille) - XX (sous-famille) - XX (article).
5. validation et test
Une fois la structure établie, il est crucial de la tester sur un échantillon représentatif d'achats. Cette phase de test permet d'identifier d'éventuelles incohérences ou lacunes dans la nomenclature. Il est également important de solliciter le retour des utilisateurs finaux pour s'assurer de la praticité et de l'ergonomie de la structure.
La mise en place d'une nomenclature achat est un processus itératif qui nécessite des ajustements réguliers. Il est essentiel de prévoir des mécanismes de révision et de mise à jour pour maintenir la pertinence de la nomenclature dans le temps. Des ressources spécialisées comme les Éditions WEKA peuvent accompagner les professionnels dans la structuration et la mise en œuvre de ce type de projet.
Bonnes pratiques pour une nomenclature achat efficace
Pour garantir l'efficacité et la pérennité de votre nomenclature achat, il est important d'adopter certaines bonnes pratiques. Voici quelques recommandations clés :
Impliquer les parties prenantes
La construction d'une nomenclature achat ne doit pas être l'affaire du seul service achats. Il est crucial d'impliquer l'ensemble des parties prenantes de l'organisation : directions métiers, finance, contrôle de gestion, etc. Cette approche collaborative permet de s'assurer que la nomenclature répond aux besoins de tous les utilisateurs et facilite son adoption.
Assurer la cohérence avec les systèmes d'information
La nomenclature achat doit être en parfaite cohérence avec les systèmes d'information de l'organisation, notamment l'ERP et les outils de gestion des achats. Cette intégration est essentielle pour faciliter le suivi des dépenses et l'automatisation des processus d'achat.
Prévoir une flexibilité contrôlée
Si la stabilité de la nomenclature est importante pour assurer la continuité du suivi des dépenses, il est également crucial de prévoir une certaine flexibilité. La nomenclature doit pouvoir évoluer pour s'adapter aux changements de l'organisation et de son environnement, tout en maintenant une structure cohérente.
Former et accompagner les utilisateurs
La mise en place d'une nouvelle nomenclature achat nécessite un accompagnement des utilisateurs. Des sessions de formation et la mise à disposition de guides d'utilisation sont essentielles pour garantir une adoption rapide et une utilisation correcte de la nomenclature.
Mettre en place des contrôles de cohérence
Pour maintenir la qualité des données, il est recommandé de mettre en place des contrôles de cohérence réguliers. Ces contrôles permettent d'identifier les éventuelles erreurs de classification et de les corriger rapidement.
L'application de ces bonnes pratiques contribue à faire de votre nomenclature achat un outil véritablement stratégique, capable de soutenir efficacement vos efforts d'optimisation des approvisionnements.
Impacts d'une nomenclature optimisée sur vos approvisionnements
Une nomenclature achat bien structurée et optimisée a des impacts significatifs sur l'ensemble du processus d'approvisionnement. Voici les principaux bénéfices que vous pouvez en attendre :
Amélioration de la performance achat
Une nomenclature précise permet d'identifier plus facilement les opportunités de mutualisation des achats et de massification des volumes. Cette visibilité accrue sur les dépenses facilite la mise en place de stratégies d'achat adaptées à chaque famille, conduisant à des économies substantielles.
Optimisation de la gestion des fournisseurs
La classification fine des achats permet une meilleure segmentation du panel fournisseurs. Cette approche facilite la mise en place de stratégies de gestion différenciées selon l'importance stratégique de chaque catégorie d'achat.
Rationalisation des processus d'achat
Une nomenclature bien structurée permet d'automatiser certains processus d'achat, notamment pour les achats récurrents et à faible valeur ajoutée. Cette automatisation se traduit par des gains de temps significatifs et une réduction des coûts de traitement.
Amélioration de la conformité réglementaire
En facilitant le suivi précis des dépenses par catégorie, une nomenclature optimisée permet de mieux respecter les seuils réglementaires et de réduire les risques de non-conformité au Code de la commande publique.
L'établissement d'une nomenclature achat bien structurée est un investissement qui porte ses fruits à long terme. Elle constitue le socle d'une gestion efficace et stratégique des achats, permettant non seulement d'optimiser les coûts, mais aussi de créer de la valeur pour l'ensemble de l'organisation. Dans un contexte où la maîtrise des dépenses et l'efficience opérationnelle sont des enjeux majeurs pour les organisations publiques, une nomenclature achat performante s'impose comme un outil incontournable de pilotage et d'amélioration continue.