Comment gérer la fraude aux frais de voyage d’affaires ?

Il existe une fraude interne dans la gestion des frais de voyage d’affaires. Oui, le mot est chargé de connotations négatives et semble un peu fort mais les entreprises sont vraiment confrontées à ce problème. À proprement parler, une dépense pourrait être considérée comme frauduleuse si elle ne respecte pas strictement la politique de dépenses de l’entreprise. Or, cela peut se produire pour plusieurs raisons qu’il convient de différencier. Toutefois, le contrôle de la fraude doit être une priorité si l’on veut parvenir à un processus de gestion des dépenses efficace. Tout d’abord, le bénéfice du doute doit être offert. Il peut s’agir simplement d’une erreur humaine lors de la déclaration. En fait, c’est l’alibi plus courant.

Les fraudes sur les notes de frais, une question d’ignorance.

Il peut s’agir d’une question d’ignorance, souvent les politiques de dépenses de l’entreprise sont de longs documents, pleins de règles difficiles à retenir. Le troisième cas est celui qui mérite sans doute le nom de fraude. C’est le cas où la note de frais est délibérément gonflée. Parmi les trois, le plus difficile à détecter reste la fraude délibérée parce qu’il y a une volonté implicite de dissimuler.

Les sources des fraudes.

La première étape pour résoudre ce problème c’est de pouvoir le détecter efficacement. Ceci est facilité par un processus d’examen approfondi et compétent. Cela reste valables pour les outils qui automatisent la vérification des notes de frais. Cependant, il est probable que l’auteur ait mis en place une méthode pour que tout semble s’accorder, de sorte qu’il n’existe aucun mécanisme qui protège l’entreprise à 100%. La figure du contrôleur expérimenté, qui connaît les chiffres habituels des dépenses de l’entreprise, les tenants et aboutissants du processus et les tentatives passées de “marquer un but”, sont devant lui.

Réagir de manière mesurée mais énergique à ces cas envoie un message dissuasif à l’ensemble du personnel. Les principales sources de fraude proviennent souvent des transports (en particulier les taxis) et des problèmes liés aux restaurants. Une bonne pratique consiste à effectuer des audits périodiques du processus, surtout s’il n’y en a jamais eu. Cet engagement peut être difficile à prendre, surtout pour les petites entreprises.  Mais il donne un aperçu de base du processus de gestion des dépenses.